Transparenz: Anträge an den Vorstand des DJV Berlin

DJV Berlin
Vorstand
Taubenstraße 20
10117 Berlin
29.07.2013

Liebe Kollegen, ich stelle folgende Anträge an den Vorstand:

1.
Der Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
Der Vorstand aktualisiert bis zur diesjährigen Mitgliederversammlung die “Geschäftsordnung für Mitglieder- und Hauptversammlungen des Journalisten-Verbandes Berlin e.V.” vom 18. Oktober 1970, die noch die alte Bezeichnung des Verbands enthält.
(Abgerufen von der Website am 29.06.2013)

2.
Der Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
Der Vorstand des DJV Berlin ernennt vor den Haupt- und Mitgliederversammlungen eine Antragskommission, deren Mitglieder der Mitgliederversammlung namentlich bekannt gemacht werden.
Mitglieder der Antragskommission, die von Anträgen persönlich betroffen sind, sollen kein Votum abgeben, ob die Annahme des jeweiligen Antrages empfohlen oder nicht empfohlen wird, sondern sich der Stimme enthalten. Bei nicht einstimmigem Votum der Antragskommission wird das zahlenmäßige Ergebnis der Mitgliederversammlung mitgeteilt.

Begründung:
Die Mitgliederversammlung folgt in der Regel den Empfehlungen der Antragskommission. Daher muss ausgeschlossen werden, dass Mitglieder der Antragskommission, die zum Beispiel finanzielle Nachteile zu erwarten hätten, falls ein Antrag abgelehnt oder angenommen würde, die Entscheidung der Mitgliederversammlungen beeinflussen. Der Vorstand kann das Verhalten bei Abstimmungen nicht vorschreiben, deshalb handelt es sich hier um eine Empfehlung an die Antragskommission. Im Sinne der Transparenz der Entscheidungen ist es sinnvoll, die Mitgliederversammlung über eine eventuelle nicht einmütige Entscheidung der Antragskommission zu informieren. Zu diesem Punkt reicht ein einfacher Vorstandsbeschluss aus. Die Antragskommission muss nicht in der Geschäftsordnung für Mitglieder- und Hauptversammlungen verankert werden, da man auch auf sie verzichten könnte.

3.
Der Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
Die Fachausschuss-Ordnung des DJV Berlin wird um den § 2 (3) ergänzt:

Fachausschussmitglieder müssen die notwendigen Kenntnisse für die fachliche Arbeit haben, um in dem Fachausschuss, in den sie entsandt oder gewählt werden, ihrer Beratungsaufgabe nach Abs. 6 gerecht werden zu können.

Begründung:
Laut § 1 (2) der gültigen Fachausschuss-Ordnung orientieren sich die Fachausschüsse an den Fachausschüssen des DJV (Bundesverbands). Der obige Satz, der eingefügt werden soll, ist Teil der Bundesfachausschussordnung.

4.
Der Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
Der Erweiterte Vorstand wird so bald als möglich “Social Media-Guidelines” erarbeiten. Diese Richtlinien sollten den Umgang mit den so genannten “sozialen Netzwerken” regeln und den Mitgliedern des DJV helfen, der Datensammelwut kommerzieller Anbieter und dem Zugriff unbefugter Dritter (vgl. PRISM und Tempura) klar definierte Grenzen zu setzen. Der Vorstand des DJV wird sich auch im Bundesvorstand dafür einsetzen, dass die anderen Landesverbände des DJV ähnliche Richtlinien erlassen.

5.
Der Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
Die DJV Berlin richtet zeitnah eine E-Mail-Adresse ein, die es ermöglicht, mit dem DJV verschlüsselt zu kommunizieren. Der öffentliche Schlüssel wird auf der Website des DJV Berlin veröffentlicht.
Die E-MailPolicy des DJV Berlin (vgl. Antrag 7) regelt, wer Zugriff auf dieses E-Mail-Konto hat.

6.
Der Vorstand des DJV Berlin stellt folgenden Antrag an die kommende Mitgliederversammlung des DJV Berlin:
Die Mitgliederversammlung des DJV Berlin möge beschließen: Inhaber eines Ehrenamtes im DJV Berlin sollen dieses niederlegen, falls ihr Lebensmittelpunkt langfristig nicht mehr im Einzugsgebiet des DJV Berlin ist.

Begründung: Der Vorstand kann gewählte Inhaber von Ehrenämtern vor Ablauf ihrer “Amtszeit” nicht abwählen: Das kann nur die Mitgliederversammlung (§ 9 der Satzung des DJV Berlin). Laut der Fachausschussordnung des DJV Berlin beträgt die z.B. Amtszeit eines/einer Fachausschussvorsitzenden drei Jahre. Es muss eine Kontinuität der Arbeit garantiert werden, falls ein Inhaber eines Ehrenamtes kurz nach der Wahl in den Einzugsbereich eines anderen Landesverbandes umzieht, aber zum Beispiel wegen der finanziellen Vorteile eines Ehrenamtes (z.B. Sitzungsgeld oder “Honorarausfall” im Bundesfachausschuss) nicht bereit ist, das Amt aufzugeben. Es kann nicht sein, dass Fachauschüsse des DJV Berlin zum Beispiel vom Elsass oder Bayern aus geleitet werden. Der Eindruck würde entstehen, dass der DJV Berlin selbst nicht genügend aktive oder kompetente Kandidatinnen und Kandidaten für Ehrenämter hat.

Falls der Vorstand des DJV Berlin diesen Antrag ablehnt, werde ich ihn der Mitgliederversammlung zur Abstimmung vorlegen.

7.
Der Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
Der Vorstand erlässt eine “E-Mail-Policy” und veröffentlich die auf der Website des DJV Berlin.

Begründung und Beispiel:
Gesetzliche Grundlage, die zwar für Vereine nicht gilt, aber als Richtlinie sinnvoll ist, sind die “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU)

Der DJV Berlin erhielte eine Vorreiterrolle für den professionellen Umgang mit elektronischer Kommunikation innerhalt des DJV. Eine E-Mail-Policy ist in Unternehmen üblich.

Praktische Hinweise:

1. Die E-Mail-Policy muss eingehalten werden
Jedes Mitglied des erweiteren Vorstands und die Angestellten müssen die E-MailPolicy berücksichtigen. Vorschriften und Verbote, die keiner durchsetzt und kontrolliert, werden schnell unwirksam.

2. Jedes Mitglied des erweiteren Vorstands und die Angestellten muss die E-Mail-Policy kennen.
Alle sollten ein Dokument unterschreiben, in dem sie bestätigen, dass sie die Richtlinien gelesen und verstanden haben und damit einverstanden sind.

3. Jeder kann immer auf die E-Mail-Policy zugreifen
Die E-Mail-Policy sollte an einer zentralen Stelle im DJV-Intranet abgelegt sein, auf die jeder Zugriff hat, der auch Zugriff auf die vernetzten Rechner hat.

Der Adressat hat das Anrecht auf eine richtige und höfliche Anrede, den Absender identifiziert die Signatur, also die “Unterschrift” unter der Mail.

6. Sensible E-Mails verschlüsselt verschicken

Es gibt Mails, die generell nur verschlüsselt übertragen werden sollten – zum Beispiel Rechnungen, Angebote und Aufträge. (Gilt nur, wenn der Empfänger auch verschlüsseln kann.) Vielleicht gibt es aber auch Mails, die offen, also unverschlüsselt, versandt werden. In der Mail-Policy sind diese Vorgaben genau festgehalten.

7. E-Mails des DJV Berlin und private E-Mails müssten getrennt sein

“Die private Nutzung der Mailaccounts durch Ihre Mitarbeiter ist eine komplizierte Angelegenheit und kann Probleme mit sich bringen. Gestatten Sie private Mails, so klassifiziert Sie der Gesetzgeber sogar als Provider im Sinne des Telekommunikationsgesetzes mit allen Verantwortlichkeiten und es kommt zur Kollisionen zwischen Archivierungspflicht und Schutz der Privatsphäre.”

9. Mailarchiv

Elektronische Schriftstücke wie E-Mails sind den Papierdokumenten gleichgestellt. Für die Archivierung von E-Mails gelten deshalb die gleichen Auflagen bezüglich der Aufbewahrung: Sie müssen “vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet” sein und dokumentenecht abgelegt werden

10. Zuständigkeiten für eingehende E-Mails

“Mails landen in der Regel in den persönlichen Postfächern der Mitarbeiter, auf die kein anderer Zugriff hat. Um zu verhindern, dass etwa im Krankheits- oder Urlaubsfall die Nachricht des Kunden “ins Leere” läuft, empfehlen sich “generische Mailadressen”, also info@firma.de, buchhaltung@ firma.de oder hilfe@firma.de. Solchen Adressen sind in der Regel mehrere Personen zugeordnet.

12. Sparen Sie sich E-Mail Disclaimer

E-Mail-Disclaimer, also rechtliche Hinweise, die standardmäßig an verschickte E-Mails gehängt werden, sind wirkungslos. Man macht sich damit lächerlich.

Beispiele:

Warum keine Word-Attachments verschicken? “Word-Änderungshistorie zeigt gelöschte Passagen in politisch brisanter Studie”. (Beispiel)

Rechtsanwalt Marcus Beckmann: “BayLDA verhängt Bußgeld wegen offenem E-Mail-Verteiler – Datenschutzverstoß, wenn E-Mail-Adressen per CC an alle Empfänger verschickt werden”

Hinweis
Es empfiehlt sich nicht, den Fachausschuss Online hiermit zu beauftragen, da der gegenwärtige Vorsitzende Jan Söfjer über keine ausreichenden Kenntnisse zum Thema verfügt und sich im Bundesfachauschuss mehrfach gegen eine E-Mail-Policy, gegen “Social Media-Guidelines”, gegen Verschlüsselung von E-Mails und gegen Sicherheitsstandards in der elektronischen Kommunikation (z.B. Bei HTML-E-Mails) ausgesprochen hat und sich auch weigert damit zu befassen

POST SUMMARY
Date posted: Mittwoch, Juli 3rd, 2013 15:34 | Under category: DJV Berlin
RSS 2.0 | Comment | Trackback
» No Comments

Leave a Comment

Please note: Comment moderation is enabled and may delay your comment. There is no need to resubmit your comment.