DJV Berlin
\nVorstand
\nTaubenstra\u00dfe 20
\n10117 Berlin
\n29.07.2013<\/p>\n
Liebe Kollegen, ich stelle folgende Antr\u00e4ge an den Vorstand:<\/p>\n
1. 2. Begr\u00fcndung: 3. Fachausschussmitglieder m\u00fcssen die notwendigen Kenntnisse f\u00fcr die fachliche Arbeit haben, um in dem Fachausschuss, in den sie entsandt oder gew\u00e4hlt werden, ihrer Beratungsaufgabe nach Abs. 6 gerecht werden zu k\u00f6nnen. <\/p>\n Begr\u00fcndung: 4. 5. 6. Begr\u00fcndung: Der Vorstand kann gew\u00e4hlte Inhaber von Ehren\u00e4mtern vor Ablauf ihrer „Amtszeit“ nicht abw\u00e4hlen: Das kann nur die Mitgliederversammlung (\u00a7 9 der Satzung des DJV Berlin). Laut der Fachausschussordnung des DJV Berlin betr\u00e4gt die z.B. Amtszeit eines\/einer Fachausschussvorsitzenden drei Jahre. Es muss eine Kontinuit\u00e4t der Arbeit garantiert werden, falls ein Inhaber eines Ehrenamtes kurz nach der Wahl in den Einzugsbereich eines anderen Landesverbandes umzieht, aber zum Beispiel wegen der finanziellen Vorteile eines Ehrenamtes (z.B. Sitzungsgeld oder „Honorarausfall“ im Bundesfachausschuss) nicht bereit ist, das Amt aufzugeben. Es kann nicht sein, dass Fachausch\u00fcsse des DJV Berlin zum Beispiel vom Elsass oder Bayern aus geleitet werden. Der Eindruck w\u00fcrde entstehen, dass der DJV Berlin selbst nicht gen\u00fcgend aktive oder kompetente Kandidatinnen und Kandidaten f\u00fcr Ehren\u00e4mter hat.<\/p>\n Falls der Vorstand des DJV Berlin diesen Antrag ablehnt, werde ich ihn der Mitgliederversammlung zur Abstimmung vorlegen.<\/p>\n 7. Begr\u00fcndung und Beispiel: Der DJV Berlin erhielte eine Vorreiterrolle f\u00fcr den professionellen Umgang mit elektronischer Kommunikation innerhalt des DJV. Eine E-Mail-Policy ist in Unternehmen \u00fcblich.<\/p>\n Praktische Hinweise:<\/p>\n 1. Die E-Mail-Policy muss eingehalten werden \n 2. Jedes Mitglied des erweiteren Vorstands und die Angestellten muss die E-Mail-Policy kennen. 3. Jeder kann immer auf die E-Mail-Policy zugreifen Der Adressat hat das Anrecht auf eine richtige und h\u00f6fliche Anrede, den Absender identifiziert die Signatur, also die „Unterschrift“ unter der Mail. <\/p>\n \n 6. Sensible E-Mails verschl\u00fcsselt verschicken<\/p>\n Es gibt Mails, die generell nur verschl\u00fcsselt \u00fcbertragen werden sollten – zum Beispiel Rechnungen, Angebote und Auftr\u00e4ge. (Gilt nur, wenn der Empf\u00e4nger auch verschl\u00fcsseln kann.) Vielleicht gibt es aber auch Mails, die offen, also unverschl\u00fcsselt, versandt werden. In der Mail-Policy sind diese Vorgaben genau festgehalten.<\/p>\n \n 7. E-Mails des DJV Berlin und private E-Mails m\u00fcssten getrennt sein<\/p>\n „Die private Nutzung der Mailaccounts durch Ihre Mitarbeiter ist eine komplizierte Angelegenheit und kann Probleme mit sich bringen. Gestatten Sie private Mails, so klassifiziert Sie der Gesetzgeber sogar als Provider im Sinne des Telekommunikationsgesetzes mit allen Verantwortlichkeiten und es kommt zur Kollisionen zwischen Archivierungspflicht und Schutz der Privatsph\u00e4re.“<\/p>\n \n 9. Mailarchiv<\/p>\n Elektronische Schriftst\u00fccke wie E-Mails sind den Papierdokumenten gleichgestellt. F\u00fcr die Archivierung von E-Mails gelten deshalb die gleichen Auflagen bez\u00fcglich der Aufbewahrung: Sie m\u00fcssen „vollst\u00e4ndig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ sein und dokumentenecht abgelegt werden<\/p>\n \n 10. Zust\u00e4ndigkeiten f\u00fcr eingehende E-Mails<\/p>\n „Mails landen in der Regel in den pers\u00f6nlichen Postf\u00e4chern der Mitarbeiter, auf die kein anderer Zugriff hat. Um zu verhindern, dass etwa im Krankheits- oder Urlaubsfall die Nachricht des Kunden „ins Leere“ l\u00e4uft, empfehlen sich „generische Mailadressen“, also info@firma.de, buchhaltung@ firma.de oder hilfe@firma.de. Solchen Adressen sind in der Regel mehrere Personen zugeordnet.<\/p>\n \n 12. Sparen Sie sich E-Mail Disclaimer<\/p>\n E-Mail-Disclaimer, also rechtliche Hinweise, die standardm\u00e4\u00dfig an verschickte E-Mails geh\u00e4ngt werden, sind wirkungslos. Man macht sich damit l\u00e4cherlich.<\/p>\n Beispiele:<\/p>\n Warum keine Word-Attachments verschicken? „Word-\u00c4nderungshistorie zeigt gel\u00f6schte Passagen in politisch brisanter Studie“. (Beispiel<\/a>)<\/p>\n
\nDer Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
\nDer Vorstand aktualisiert bis zur diesj\u00e4hrigen Mitgliederversammlung die „Gesch\u00e4ftsordnung f\u00fcr Mitglieder- und Hauptversammlungen des Journalisten-Verbandes Berlin e.V.“ vom 18. Oktober 1970, die noch die alte Bezeichnung des Verbands enth\u00e4lt.
\n(Abgerufen von der Website<\/a> am 29.06.2013)<\/p>\n
\nDer Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
\nDer Vorstand des DJV Berlin ernennt vor den Haupt- und Mitgliederversammlungen eine Antragskommission, deren Mitglieder der Mitgliederversammlung namentlich bekannt gemacht werden.
\nMitglieder der Antragskommission, die von Antr\u00e4gen pers\u00f6nlich betroffen sind, sollen kein Votum abgeben, ob die Annahme des jeweiligen Antrages empfohlen oder nicht empfohlen wird, sondern sich der Stimme enthalten. Bei nicht einstimmigem Votum der Antragskommission wird das zahlenm\u00e4\u00dfige Ergebnis der Mitgliederversammlung mitgeteilt.<\/p>\n
\nDie Mitgliederversammlung folgt in der Regel den Empfehlungen der Antragskommission. Daher muss ausgeschlossen werden, dass Mitglieder der Antragskommission, die zum Beispiel finanzielle Nachteile zu erwarten h\u00e4tten, falls ein Antrag abgelehnt oder angenommen w\u00fcrde, die Entscheidung der Mitgliederversammlungen beeinflussen. Der Vorstand kann das Verhalten bei Abstimmungen nicht vorschreiben, deshalb handelt es sich hier um eine Empfehlung an die Antragskommission. Im Sinne der Transparenz der Entscheidungen ist es sinnvoll, die Mitgliederversammlung \u00fcber eine eventuelle nicht einm\u00fctige Entscheidung der Antragskommission zu informieren. Zu diesem Punkt reicht ein einfacher Vorstandsbeschluss aus. Die Antragskommission muss nicht in der Gesch\u00e4ftsordnung f\u00fcr Mitglieder- und Hauptversammlungen verankert werden, da man auch auf sie verzichten k\u00f6nnte.<\/p>\n
\nDer Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
\nDie Fachausschuss-Ordnung des DJV Berlin wird um den \u00a7 2 (3) erg\u00e4nzt:<\/p>\n
\nLaut \u00a7 1 (2) der g\u00fcltigen Fachausschuss-Ordnung orientieren sich die Fachaussch\u00fcsse an den Fachaussch\u00fcssen des DJV (Bundesverbands). Der obige Satz, der eingef\u00fcgt werden soll, ist Teil der Bundesfachausschussordnung<\/a>.<\/p>\n
\nDer Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
\nDer Erweiterte Vorstand wird so bald als m\u00f6glich „Social Media-Guidelines“ erarbeiten. Diese Richtlinien sollten den Umgang mit den so genannten „sozialen Netzwerken“ regeln und den Mitgliedern des DJV helfen, der Datensammelwut kommerzieller Anbieter und dem Zugriff unbefugter Dritter (vgl. PRISM und Tempura) klar definierte Grenzen zu setzen. Der Vorstand des DJV wird sich auch im Bundesvorstand daf\u00fcr einsetzen, dass die anderen Landesverb\u00e4nde des DJV \u00e4hnliche Richtlinien erlassen.<\/p>\n
\nDer Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
\nDie DJV Berlin richtet zeitnah eine E-Mail-Adresse ein, die es erm\u00f6glicht, mit dem DJV verschl\u00fcsselt zu kommunizieren. Der \u00f6ffentliche Schl\u00fcssel wird auf der Website des DJV Berlin ver\u00f6ffentlicht.
\nDie E-MailPolicy des DJV Berlin (vgl. Antrag 7) regelt, wer Zugriff auf dieses E-Mail-Konto hat.<\/p>\n
\nDer Vorstand des DJV Berlin stellt folgenden Antrag an die kommende Mitgliederversammlung des DJV Berlin:
\nDie Mitgliederversammlung des DJV Berlin m\u00f6ge beschlie\u00dfen: Inhaber eines Ehrenamtes im DJV Berlin sollen dieses niederlegen, falls ihr Lebensmittelpunkt langfristig nicht mehr im Einzugsgebiet des DJV Berlin ist.\n<\/p>\n
\nDer Vorstand des DJV Berlin fasst folgenden Beschluss:
\nDer Vorstand erl\u00e4sst eine „E-Mail-Policy“ und ver\u00f6ffentlich die auf der Website des DJV Berlin.<\/p>\n
\nGesetzliche Grundlage, die zwar f\u00fcr Vereine nicht gilt, aber als Richtlinie sinnvoll ist, sind die „Grunds\u00e4tze zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU<\/a>)\n<\/p>\n
\nJedes Mitglied des erweiteren Vorstands und die Angestellten m\u00fcssen die E-MailPolicy ber\u00fccksichtigen. Vorschriften und Verbote, die keiner durchsetzt und kontrolliert, werden schnell unwirksam.<\/p>\n
\nAlle sollten ein Dokument unterschreiben, in dem sie best\u00e4tigen, dass sie die Richtlinien gelesen und verstanden haben und damit einverstanden sind. <\/p>\n
\nDie E-Mail-Policy sollte an einer zentralen Stelle im DJV-Intranet abgelegt sein, auf die jeder Zugriff hat, der auch Zugriff auf die vernetzten Rechner hat.<\/p>\n